Masłów Info : Niezależny Portal Informacyjny

W dniu dzisiejszym Redakcja Masłów Info otrzymała oficjalne stanowisko do artykułu: "Czy są znowu problemy administracyjne w urzędzie" z prośbą o umieszczenie na łamach naszego portalu.

"Stanowiska Urzędu Gminy Masłów w sprawach poruszonych na sesji Rady Gminy a komentowanych w powołanym artykule. Zapoznanie się ze stanowiskiem Urzędu Gminy pozwoli użytkownikom Portalu na właściwą ocenę poruszonych spraw" cyt. z treści email'a.

Stanowisko Urzędu Gminy Masłów w sprawie dostępu obywateli do informacji publicznej

W dniu 19 stycznia 2016 roku  odbyła się kolejna sesja Rady Gminy Masłów. Tradycyjnie obradom organu stanowiącego gminy przysłuchiwało się wielu sołtysów i mieszkańców gminy.
W trakcie obrad jeden z mieszkańców gminy w formie pytań kierowanych do Wójta Gminy poruszył problem wykonywania przez Urząd Gminy obowiązków w zakresie dostępu obywateli do informacji publicznej. Asumpt do dyskusji w tej sprawie stanowił fakt nie umieszczania w Biuletynie Informacji Publicznej dwóch protokołów z sesji Rady Gminy. Nie kwestionując troski autora tego wystąpienia o lepszą jakość pracy administracji lokalnej wydaje się, że przedmiotowej  wypowiedzi  zabrakło kilku ważnych faktów. Zgodnie z obowiązującym prawem dostęp obywateli do informacji o działaniach władzy publicznej jest elementem kontroli zgodności z prawem, wykonywania zadań przez administrację rządową i samorządową. Jedną z form dostępu obywateli do informacji jest zapewnienie możliwości zapoznania się z treścią dokumentów urzędowych poprzez zamieszczenie ich na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej lub udostępnienie na wniosek zainteresowanych.
Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, która zawiera katalog dokumentów i informacji  obowiązkowo zamieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej, urząd gminy nie ma obowiązku publikować protokołów z obrad Rady Gminy. Na tej podstawie w wielu gminach nie publikuje się protokołów z obrad komisji i rad gmin. W naszej gminie protokoły z sesji zamieszczane są w Biuletynie, ponieważ tak stanowi akt prawa miejscowego – statut gminy.
Faktem jest, że w okresie od maja do sierpnia 2015 roku dwa protokoły z sesji zostały zamieszczone w BIP z opóźnieniem spowodowanym niedopatrzeniem pracownika spowodowanym duża ilością obowiązków w tym czasie, ale z uwagi na brak przepisu ustalającego termin publikacji nie doszło w tym zakresie do naruszenia prawa, co potwierdza również stanowisko Wojewody Świętokrzyskiego zajęte w tej kwestii w wyniku skargi złożonej przez mieszkańca gminy zabierającego głos na sesji. Przedmiotową skargę uznano za nieuzasadnioną. Z całą pewnością termin w jakim protokoły poddano publikacji oraz fakt,że uczyniono to dopiero po interwencji mieszkańca  jest oczywiście  naganne, ale twierdzenie autora informacji zamieszczonej po sesji w Portalu Masłów INFO,  że uchybienia w tej kwestii nadal występują jest nieuprawnione bo nieprawdziwe. Żadnych innych spornych przypadków związanych z publikacją protokołów w Biuletynie Informacji Publicznej nie było.
Niezależnie od powyższego, dodać należy, że brak publikacji protokołów w BIP,  tak jak jest to w wielu gminach nie ogranicza dostępu obywateli do ich treści, ponieważ zainteresowani mogą korzystać  z innych form wglądu do tych dokumentów wymienionych w ustawie z czego korzystał również wielokrotnie zainteresowany tym mieszkaniec gminy.
W trakcie tego wystąpienia poruszona została kwestia pobierania przez urząd gminy opłat za udostępnienie informacji publicznej. Ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje możliwość pobierania takich opłat jako zwrot kosztów dodatkowych za udostępnienie informacji związanych z formą i sposobem udzielenia informacji wskazanych przez wnioskodawcę, a nie wymienionych  w ustawie jako formy i sposoby przy zastosowaniu, których organ zobowiązany do udostępnienia informacji nie może pobierać opłat. Faktem jest, że w poprzedniej kadencji jeden z mieszkańców gminy (zabierający głos na sesji) został obciążony taką opłatą, dodatkowo do kwoty doliczono podatek VAT, który do opłat za czynności publicznoprawne nie powinien być stosowany. Ponadto jak się okazało po dokładnej analizie faktycznej i formalnoprawnej dokumentacji zgromadzonej  w tej sprawie Urząd Gminy nie miał podstaw do naliczenia opłaty. Ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje możliwość zwrotu kosztów udostępnienia informacji (jako wyjątek od zasady, że dostęp do informacji jest nieodpłatny) ale wymagane jest wcześniejsze poinformowanie wnioskodawcy o zamiarze naliczenia opłaty. Dopiero po upływie 14 dni od tego powiadomienia,  jeżeli osoba żądająca informacji nie zmieni formy lub sposobu udostępnienia informacji Urząd Gminy udziela informacji i obciąża opłatą. Ponieważ w tej sprawie   nie odnaleziono dokumentów potwierdzających powiadomienie wnioskodawcy o zamiarze obciążenia kosztami udostępnienia informacji ostatecznie uznano, iż urząd nie miał podstaw do wystawienia dokumentu obciążającego opłatą. Sprawa została definitywnie zakończona we wrześniu 2015 roku poprzez anulowanie faktury. Sprawa  naliczenia opłaty za udostępnienie informacji w roku 2015 poruszona również na sesji Rady Gminy dotyczy innej sytuacji i nie ma żadnej analogii z przypadkiem opisanym wyżej. W październiku 2015 roku rozpatrując wniosek o udostępnienie informacji publicznej w formie kserokopii  protokołu obrad Komisji Rewizyjnej z 2014 roku poinformowano wnioskodawcę o zamiarze pobrania opłaty określając jej wysokość na podstawie kosztów kserowania dokumentów ustalonych zarządzeniem Wójta Gminy Nr 43/2011 z dnia 29 marca 2011 roku. Po dokładnej analizie tego  postępowania  na wystąpienie wnioskodawcy okazało się, że skalkulowane w  zarządzeniu podjętym w poprzedniej kadencji, koszty kserowania dokumentów  są    nieadekwatne do rzeczywistych wydatków gminy związanych z przygotowaniem kserokopii. Ponadto odpowiadając na prośbę wnioskodawcy skrócono termin udzielenia informacji do dwóch dni w sytuacji gdy ustawa wymaga aby udostępnienie informacji nastąpiło dopiero po upływie 14 dni od doręczenia powiadomienia o zamiarze naliczenia opłaty. W tej sytuacji uznaliśmy, że informacja powinna być udostępniona nieodpłatnie informując wnioskodawcę o zwrocie wniesionej opłaty. W celu uniknięcia podobnych sytuacji w przyszłości wydano nowe zarządzenie określające procedury postępowania pracowników Urzędu Gminy zobowiązanych do udostępniania informacji publicznej, określono także zasady ustalania adekwatnych  kosztów dostępu do informacji publicznej w przypadkach przewidzianych w ustawie, w nawiązaniu do rzeczywistych wydatków urzędu związanych z najczęściej wnioskowanymi formami udostępnienia informacji.
Kolejną kwestią poruszoną na sesji był problem zaginięcia dokumentów urzędowych. W tej sprawie zainteresowany występował także kilkakrotnie do Urzędu Gminy domagając się między innymi zawiadomienia organów ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Podkreślenia wymaga fakt, że sprawa dotyczy wyłącznie postępowań prowadzonych w okresie  poprzedniej kadencji. Postępowania te mogły być prowadzone bez tych (brakujących) dokumentów i zostały formalnie zakończone. Zgodnie z obowiązującym prawem z podejrzeniem popełnienia przestępstwa  mamy do czynienia, gdy w danej sprawie występuje wysokie prawdopodobieństwo popełnienia czynu przestępczego czyli czynu zabronionego zagrożonego karą. W stwierdzonych przypadkach nie ma żadnych dowodów na to, że brakujące dokumenty ktoś zniszczył, ukrył lub zabrał. Z tych względów Wójt Gminy odmówił skierowania żądanego wniosku. Jedno z postępowań, w którym brakuje wniosku o udostępnienie informacji publicznej było nawet przedmiotem oceny sądu (w wyniku złożenia wniosku o stwierdzenie  bezczynności organu), który również nie dopatrzył się możliwości  popełnienia przestępstwa.            
Niezależnie od powyższych wyjaśnień pragniemy  przeprosić tego mieszkańca gminy ale także wszystkich mieszkańców Gminy Masłów za wszelkie niedogodności jakie mogą występować w relacjach z administracją samorządową. Wójt Gminy pragnie  zapewnić wszystkich klientów Urzędu Gminy, że podejmuje wiele działań aby  działalność  administracji samorządowej była zgodna z prawem i w jak największym stopniu zaspakajała oczekiwania społeczne.

Zbigniew Zagdański
Sekretarz Gminy

Od Redakcji: w związku z tym, że w cytowanym stanowisku Urzędu padają również zastrzeżenia co do prawdziwości niektórych informacji przedstawionych w naszym artykule, informujemy, że materiał powstał na podstawie udziału przedstawiciela Stowarzyszenia Nowoczesna Gmina na sesji Rady Gminy oraz odsłuchania nagrania audio z przebiegu sesji. Cieszymy się również, że Urząd dostrzegł potrzebę wyjaśniania niektórych spraw, które budzą zastrzeżenia mieszkańców i czytelników naszego portalu.